Trên thực tế thì event bao gồm rất nhiều khái niệm riêng lẻ gộp lại. Trước hết chúng ta sẽ tìm hiểu khái niệm của sự kiện qua từ điển tiếng việt – các hình thức tổ chức các hoạt động lớn ví dụ các cuộc thi = về thể thao âm nhạc, các cuộc đại hội,…và nó có ý nghĩa rất to lớn và còn được truyền thông khá là quan tâm.
Không chỉ một mà tất cả các định nghĩa hay khái niệm trên đều là các phần thuộc về sự kiện. Tổng hợp của ba định nghĩa sự kiện cá nhân hay sự kiện cộng đồng hoặc sự kiện lớn nhỏ thì theo chúng tôi đều là các khái niệm thuộc về sự kiện cả. Tổ chức sự kiện chính xác là những phương pháp giúp cho ngành kinh doanh trên thị trường được đến gần hơn với công chúng và còn mang lại lợi ích cho doanh nghiệp khi khách hàng hiểu rõ hơn về các sản phẩm của các công ty đó.

Các kế hoạch ra đời nhằm phục vụ cho những người tham gia sự kiện, đó là những người cần thu hút sự chú ý nhằm mang lại hiệu quả, thành công cho sự kiện. Trong một vài sự kiện mang tính xã hội, để thu hút thêm nhiều người chú ý tới sự kiện thì các chương trình giải trí cũng được thêm vào, đó có thể là các nhòm nghệ sỹ, ca sỹ, vũ công,.. Có thể gọi chung là các nhóm nhân sự cho sự kiện, nhóm này cần có các công tác chuẩn bị tỷ mị, duyệt chạy chương trình được để đảm bảo ngày tổ chức diễn ra sẽ không có sự sai sót. Khách mời là nhóm thứ 2, mời bằng cách gửi thiệp trước 2 tuần để họ sắp xếp công việc và xác nhận lại xem họ có thể tới không trong 2 ngày trước khi sự kiện diễn ra.

Các yếu tố quyết định mức độ biết đến cũng như ít hay nhiều khách tham gia đó là ngày và địa điểm tổ chức, với một nơi có giao thông thuận lợi và một ngày giờ đúng vào thời gian rảnh của phần đa khách mời sẽ đến đông hơn. Thư mời không thể thiếu ngày giờ và nơi tổ chức nên chúng phải được quyết định càng sớm càng tốt.

Sau khi thực hiện xong bước thứ 4 bạn nên bắt đầu xây dựng một sườn sự kiện càng tỉ mỉ càng tốt, điều này không những nâng cao hiệu quả của sự kiện trong việc gây ấn tượng với khách hàng mà còn marketing hiệu quả cho mặt hàng của doanh nghiệp bạn. Một số hoạt động cần chuẩn bị như thiết kế chương trình, lập ban điều hành chương trình, viết thoại MC,..

>>> Xem thêm : tổ chức trung thu cho thiếu nhi - Cách xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện tốt nhất