Một người lập kế hoạch luôn giữ vai trò nhất định trong bất kỳ sự kiện lớn hoặc nhỏ. Kế hoạch là “bản đồ” để bạn đi tới cuối event một cách có trình tự, đường hướng để “hiện thực hóa” ý tưởng. Có thể nói, việc triển khai tổ chức chương trình hoàn hảo sẽ đưa ý tưởng đến với khách mời một cách hoàn thiện, nếu như ý tưởng hoàn hảo tới mấy mà không thực hiện ổn thì sẽ dẫn tới rất nhiều vấn đề. Trong những công ty và doanh nghiệp nhỏ thì khá nhiều nơi họ tự đứng ra thực hiện một sự kiện cho chính bản thân.

tổ chức lễ khai trương showroom

Ghi rõ mục tiêu của sự kiện

Yêu cầu khi xác định mục tiêu là phải rõ ràng, càng rõ ràng thì càng dễ dàng làm việc. Chắc chắn một điều rằng bạn không thể làm việc một bản thân ở tất cả các bước. Hơn nữa, nếu xây dựng kế hoạch theo nhóm thì nhất thiết phải có sự đồng bộ. Mọi người phải không ai được mơ hồ về đích đến sự kiện thì việc lên ý tưởng cho toàn bộ chương trình mới thống nhất. Có khá nhiều đích đến phổ biến như: bán hàng, tăng sự thông dụng thương hiệu, gắn kết khách hàng với thương hiệu... Bạn phải viết kế hoạch cách nào để khi event kết thúc, hầu hết các khách mời phải hướng tới đích đến ban đầu đó.

Làm việc nhóm và báo cáo kết quả cuối cùng với lãnh đạo

Phải có người trao đổi, thảo luận để phản biện đối với ý tưởng của bạn. Một nhóm sẽ giúp đỡ kế hoạch hoàn thiện hơn, phù hợp hơn với bối cảnh hiện tại của thương hiệu. Kĩ năng Brainstorming của người lập kế hoạch là yếu tố kiên quyết giúp cả nhóm đưa ra các ý tưởng bổ sung. Sự phản biện và tính toàn diện nên phải liên tục được nêu ra trong tất cả những lần thảo luận của nhóm. Sau khi đã thống nhất một bản kế hoạch tốt nhất thì bạn trình kết quả đó cho lãnh đạo xem xét và quyết định.

Đừng xem thường truyền thông cho sự kiện

Người lập kế hoạch nên phải có cái nhìn tổng thể để kiểm soát toàn bộ, truyền thông báo chí, mạng xã hội, truyền thống trước –trong – sau event, tất cả phải được kết hợp hài hòa và có trọng tâm để kế hoạch diễn ra tốt đẹp trên thực tế.

tổ chức tết trung thu cho các bé
Bạn cũng cần phải lưu ý đến truyền thông nội bộ, tại vì thực sự đã có khá nhiều thương hiệu tập trung làm truyền thông bên ngoài nhưng lại quên đi điều quan trọng nhất và cơ bản nhất là truyền thông nội bộ. Người trực tiếp phụ trách các mảng khác nhau, dù lớn hoặc là nhỏ của event đều cần phải hiểu sâu sắc về mục tiêu của event thì rất khó để công chúng mục đích có thể hiểu và làm được mục đích truyền thông khi thực hiện sự kiện.