Với năng lực hiện tại của những đơn vị tổ chức sự kiện Việt Nam thì thường không đủ khả năng cung ứng tất cả một số thiết bị, vật dụng cho một chương trình tổ chức sự kiện. Và một số đơn vị tổ chức sự kiện sẽ chọn cách thức hay là thuê ngoài hoặc tự thuê mướn. một số người cho rằng việc tự thuê mướn và vận hành đa số thiết bị đó là phương pháp để tiết kiệm chi phí cho sự kiện. Tuy nhiên, bạn biết không, việc thuê ngoài sẽ có rất lớn điểm lợi và đôi khi chi phí sẽ thấp hơn so với bạn tự làm đấy!

cong ty to chuc su kien tat nien

Hầu như với tất cả các hạng mục bạn đều có thể thuê ngoài, việc thuê ngoài giúp bạn chuyên nghiệp hơn, quản lý event perfect hơn. Trong số các dịch vụ và thiết bị thuê ngoài thì có một vài hạng mục được thuê ngoài các, cụ thể:

Vấn đề con người, nhân sự: Một team thực hiện chương trình sẽ có những người thực hiện và chịu trách nhiệm chính và những người khác. Hãy tưởng tượng, bạn hay đồng nghiệp của bạn là một người chủ chố của team, và bạn thuê một vài bạn PG cho sự kiện đó. Và để một vài bạn PG làm perfect nhiệm vụ của bản thân tại event, bạn hay đồng nghiệp của bạn sẽ phải làm việc với từng bạn PG, hướng dẫn từng người thì thời gian và công sức sẽ tốn rất nhiều. Thời gian đó bạn có thể dành để quản lý chung, coi ngó tiến trình tổ chức chương trình chẳng hạn.

to chuc su kien hop mat cuoi nam

Và bạn còn nên nhân lên rất lớn thời gian “lãng phí” này bởi lẽ bạn không phải chỉ làm việc với nhóm PG mà còn nên làm việc với nhiều ca sĩ, diễn viên, MC, helper, âm thanh, ánh sáng, chụp ảnh… Thay bởi do nên “đau đầu” làm việc với từng người, nhắc họ tới đúng giờ, thương lượng hợp đồng, sao bạn không outsource cho một đơn vị cung cấp thêm nào đó và chú tâm vào các việc khác quan trọng hơn để đảm bảo hoàn hảo cho sự kiện.

Trang thiết bị

Trang thiết bị thực hiện event có thể là hệ thống âm thanh – ánh sáng, máy chiếu – màn chiếu, cabin phiên dịch (trong các sự kiện có yếu tố nước ngoài), màn hình LED, máy đánh laser, LCD… một số vật dụng này thường các công ty tổ chức sự kiện không có sẵn mà buộc phải đi thuê mướn. đa số nhà cung cấp thêm sẽ chịu trách nhiệm cung cấp thiết bị, vận chuyển, quản lý và điều khiển nhiều thiết bị, và người thực hiện event sẽ không nên bận tâm tới việc vận hành những thiết bị này nếu như tìm được một nhà cung cấp thêm đáng tin cậy.

Thi công – lắp đặt

Bạn phải làm việc kĩ với nhà cung cấp thêm ngay từ đầu về kích thước, chất liệu, yêu cầu của khách hàng để họ có thể sản xuất cho phù hợp tránh sai sót trong quá trình dàn dựng nguyên nhân vì đây là hạng mục quan trọng và mất vô cùng nhiều thời gian.